几乎每个企业都有例会制度，少则每周例会，多则有周例会、月例会、季度例会，甚至还有日例会等。不幸的是，很多企业尽管已经深陷其中，却不曾发现会议的效果越来越差。

那么， 到底该如何做，才能让会议变得更开放、有效而富有建设性呢？ IBM 前西北大区总经理许正发文给出了他的建议，我们对其关键内容做了梳理。

首先，来看看高效会议有哪些原则。

所有可以通过文件提前分享的信息，都不要带到会议上宣读，而改用简捷有效的文件分享方式发给所有人。

会议不应该是领导者检查信息和核对信息的场所，这样会浪费所有参会者的时间。领导者应该通过自身的亲力亲为，去了解在执行阶段公司到底发生了什么。

开会的唯一目的是解决问题，通过群体的智慧发现问题、解决问题，并且形成一个团队，共同承担解决问题的责任，而非相互推诿扯皮。

明确高效原则后，在例会之前，由公司运营团队负责向各个业务部门收集议题，比如遇到的挑战和待解决的问题等，并把收集到的问题提前汇总并发给所有与会者，让他们提前思考和准备。

通常，在大会议中可能无法涵盖所有部门提出的议题，因此需要选择那些重要和紧急的，值得所有人在一起共同讨论解决的问题。

在会议进行时，还需要推举一位相对中立的主持人。另外，会议的流程可以经过设计，但核心在于对问题的澄清和提出建设性的解决办法。

了解了高效会议的原则，接下来可以经过四个步骤来真正做到高效会议。

• 第一步，由提出议题者在限定时间内解释问题，以及产生问题的背景因素。然后请议题利益相关者提出一些澄清性的问题，从而对问题背后的背景因素和目前的状况展开更深入的挖掘。
  需要注意的是，用共同协作解决问题的态度来询问问题，而非质疑，或者试图开脱自己的责任。也不要直接给出建议和方案，而是重在开放讨论。如果与会者积极性不高，可以采用轮流提问或点名发言的方式，逐渐创造开放讨论的氛围。

• 第二步，在经过若干轮的问答之后，要询问一下问题的提出者，这个问题是否需要重构。因为经过刚才的密集提问和回答，可能这个问题已经发生了改变，需要重新将这个问题换一个角度提出来。
  在大多数情况下，问题的最初提问者都会改变问题的结构，从而让与会者对问题的本质有一个新的理解，这可能是重新定义问题的过程，也是探索解决方案的过程。定义问题往往比解决问题更加复杂，但也更加重要，甚至在很多情况下，当我们将问题重构、重新定义的时候，可能的解决方案就已经浮现出来了。

• 第三步，需要让所有的提问者、参会者，尤其是这个问题的利益相关者，都提出解决方案或建议。
  给出的方案要言简意赅，切中要害，主持人可以在现场记录下来，甚至通过白板书写的方式陈列出来，最终由这个问题的相关人员集中讨论，在会上或者会后制订出具体的行动计划。

• 第四步，让参会者在会议结束时谈谈收获和心得。在这个过程中，往往每个人都会有非常深刻的启发和体会，这是一个组织持续学习的过程，通过解决问题的过程来提升团队凝聚力，展现更大的群体思维，看到问题本质，并且是改善自己工作的绝佳机会。
  另外，在每一次的问题讨论中，一个问题占用的时间不宜过长。如果是非常大的问题，那么可以进行一次专题研讨；如果是比较小的问题，就要在 40 分钟 -1 小时内结束。

这样的方式一旦在组织内部形成习惯，就会让与会人员逐渐形成一种挑战假设的思维、群策群力的工作方式，并且随着战略的推进，不断得以强化。