在所有研究机构及已通过或正努力通过ISO9001标准的单位中，一般存在大量的工程与技术文档，人工管理及检索这些文档工作量非常大，极大地影响了工作效率；同时由于某些文件通常存在多个版本，如何保证工作人员手中文件版本的一致性是文档管理中经常要遇到的问题。

为了解决上述问题，必须利用计算机软件来实现。这样的软件应具备如下特征：

• 适用于工程与技术文档的全部生命周期，即从创建文件到评审、批准、进入受控状态，在经历管理、修改、再修改等过程。
• 必须支持网络，支持大型团队协同使用。
• 具备自动化办公的功能，如电子邮件、支持公文等。

软件概述

传统的管理与保存文档的方式是人工生成与保管文件（包括：生成、传阅、审批、进入受控状态等），文件通常是保存在文件柜中的。

由于文件数量多，版本复杂，在实际使用中经常出现问题，例如：文件版本不一致、文件查找困难、文件管理处理历史记录报表工作量过大等。本应用方案旨在解决所有单位对大量工程与技术文档的管理，达到并保证工作人员手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同时以实现电子公告、电子通知、电子邮件、公文收发等功能来提高科研单位日常办公及管理的自动化。

本软件是基于C/S结构的局域网软件系统，以微软的Windows为运行平台，使用了微软的Exchange Server 2000的Active Directory目录服务，与Windows操作系统高效结合，提高了系统的稳定性与易用性，具体表现在以下几个方面：

• 本软件的邮件服务器使用Exchange Server 2000；
• 本软件的邮件客户端使用了Exchange Server的客户端软件O