中国石油大学（北京）：数字化校园建设协同当先

面对变化的社会环境和培养创新型人才的目标，高校作为培养人才的重镇也在发生着变化。为了提高核心竞争力，越来越多的高校选择用信息化手段来优化自己的组织管理，中国石油大学（北京）（文中简称：石大）便是其中的一个代表，校领导意识到要想管好一个庞大的高校组织，选择一个适合自己的协同管理平台至关重要。
        实现数字化校园的突破口
        在迈向数字化校园的征途上，学校选择了协同平台来更好的实现其校内管理的目标。
        自从教育部在2000年10月做出了建设校园网工程的决定，“数字化校园”这个词就成了高校的流行语，作为管控着石大网络命脉的网络中心便把实现数字化校园作为自己的奋斗目标，但是实现数字化校园是个浩大的工程，需要分阶段一步步来。
按照数字化校园的阐释，其总体规划建设分为三层结构：基础设施层、校内管理层、服务接入层，而每一层要建好都是一项大工程。学校选择了以校内管理层做为数字化校园战略上的突破口，从实现办公系统、人事、财务、教务等信息系统的实施和应用入手。
        选择一个什么样的平台来实现校内管理众多的应用需求呢？网络中心把目光聚焦到了协同办公软件上，这是一个不同于传统OA的产品，它是OA产品的一个传承但又在管理思想上有极大的突破，它不仅有传统办公系统的功能又可以提供一个信息发布、知识共享与协作沟通的平台，学校决心选一款符合自身特点的协同平台。
        成立选型工作组坚持“零开发”
        石大的选型成功经验有两点：一是成立选型工作组，二是坚持零开发的原则。
学校在项目启动之初便成立了一个协同选型工作组，这个工作组由网络中心、×××和人事处三方组成，在整个选型和决策的过程中工作组起了至关重要的作用。
        网络中心的陈义陆主任认为石大的协同管理之路最宝贵的经验就是确定并坚持了“零开发”，网络中心系统开发部科长庞飞老师介绍了这一过程，当初学校在项目之初考虑过定制性开发，但是很快就被自己否定了，他们只给自己提了一个问题：我们能否提出科学的符合自身发展的需求？答案是：“不能”，因为这相当于在为学校的整体发展做规划，需要长期的调研，并且有过硬的研发把控能力，而作为一个以教学为主的高校并不具备这样的能力，所以最终还是放弃了“定制化开发”这个华而不实的梦，而坚持走“零开发”路线。
　　有了明确的方向，选型工作组便研究制定了协同选型原则：一、简单易用，不需要经过长时间的培训就能上手；二、稳定性强，不能动不动就死机；三、产品成熟，无需经过二次开发即可使用；四、升级规范，不能动不动就升级；五、品牌可靠，成功案例多，售后服务到位；六、性价比高，能做到花最少的钱办最多的事。致远A8就是通过这样一条条严格考核才选定的。
        有一件事陈主任和庞老师至今记忆犹新，当初致远软件的人送给他们一个软件的试用版让他们直接安装在自己的服务器上运行，而其他厂商只是拿了测试账号在自己的服务器上演示，这个小细节打动了选型小组的所有成员，陈主任说：“正是致远软件对自己产品的这份儿自信让他们赢得了我们的信任与尊重。”
        推广由“点”及“面”
         先小范围试用，取得×××和人事处等关键部门的支持，再大规模的推广，石大这种由“点”及“面”的方法取得了良好的成效。
        关于协同平台在全校范围内的应用，网络中心的陈主任花了一番心思，想出一个由        “点”及“面”的好办法。这个“点”是决定协同应用成败的两个关键部门：×××和人事处。
        2009年4月致远A8试用版开始在学校的服务器上运行，网络中心首先把关。三个月后即在×××及人事处小范围试用，得到×××和人事处的肯定。
        2010年3月学校召开了一次二级干部会议，这次会议上网络中心演示了致远A8的所有功能模块，由此拉开了全校培训的序幕。
        2010年5月1日×××发布通知：此后×××与各部门之间的沟通来往要全部在A8协同上进行，石大正式走上协同应用之路。
        截至5月21日，不到一个月的时间，共有登记注册员工1395人（含临时工人员），最大同时在线人数196人，日常在线人数110人到170人左右，已经有十分之一的人开始使用A8协同管理平台办公，学校的六位校长几乎全部成为致远A8的忠实用户。

简单才是硬道理
“为什么大家喜欢上A8协同？是因为它不仅能满足我们所有的校内管理需求，而且简单易用。” 网络中心的陈主任如是说。

网络中心主任陈义陆

        为什么需要简单易用？石大设有11个院（系、部、中心），现有教职工1212人，专任教师724人，教授212人，副教授222人，其中博士生导师148人，×××院士1人，×××院士1人，双聘院士6人。这些教职工老师年龄段差距很大，有80后的新生代，也有年过半百的前辈学者，他们对于信息化的认识深浅不一，软件的操作水平也参差不齐，但是无论哪个年龄段的教职工都能很快学会致远A8的操作。
陈主任笑着说：“当初致远的销售人员说曾在十分钟内教会了一个没有电脑基础的老人用协同，我们还有点怀疑，直到我们自己试了才相信，原来他的确不是在吹牛”。
        笔者采访过程中陈主任接到一个电话要求他传输一个文件，他干脆的回复道：“协同吧”，放下电话他便熟练的打开早已登陆的致远A8，找到“协同工作”模块下的“新建事项”把文件插入文档，点击流程一栏选择了所要发给的人，又写了几句话按动发送按钮，文件便轻轻松松的传输了出去，整个操作用了不到一分钟，与此同时陈主任的协同桌面弹出一个对方“已阅”的对话框。接到反馈的陈主任满足的向笔者道：“你看，就是这么方便！”
         笔者问：“您为什么不用电子邮件呢？”答曰：“电子邮件不能确定收件人是否看了邮件，而协同不是，它的流程是可视化的，你发出去的协同对方如果看了在右侧的流程里会出现一个小眼睛，如果处理了会打个对勾，而且如果对方回复了你的信息，立刻会弹出一个提示框，这样的功能电子邮箱哪能实现呢？”
       自由自在的协同
        石大网络中心的经验：高校中的协同应用更应该强调从人的角度出发，以服务的态度出现而不可强调管控。
        高校不同于企业，可以把所有的工作流程都规范化，可以用强制型手段将管理思想落地，在这个生产知识、传道授业解惑的地方，人们崇尚的更多的是思想自由，如果单纯从管控角度出发，协同管理软件的到来似乎和老师们追求的思想自由形成了一个悖论，但如果换个角度思考就马上一致起来。网络中心的陈主任就找到了这个一致点，他认为协同应用成功的一个秘诀是将它看做是为“思想自由”这个目标服务的，一定要让老师们明白：协同管理平台给大家带来的是便捷的服务，而不是居高临下的束缚。
        致远A8的自由气质恰恰符合了这个要求，都说致远软件的产品是刚柔相济，虽然有刚性化流程但它的设计理念确是以人为本，石大的老师们就深切的体会到了这一点。因为致远A8是支持意见反复震荡的，只要协同的流程不结束就可以反复发表意见，不管在哪里都可以进行思想的碰撞。
        而且空闲的时候可以上协调看看新闻，看看公告，关注学校大环境；要请假或者人事审批也上协同，那些都被绑定成固定流程了，填个单子按个按钮马上就发出去了，省得自己一趟一趟的往领导那里跑……用了协同以后非但没有被管理的感觉而且和同事领导交流起来方便了很多，在老师们眼里协同并非传说中的管理平台而是一个交流阵地。
        同样欢喜的还有人事处和×××，以前人事处的一堆表格现在可以放到协同里，做个固定流程就可以快速的收集、审批，以前×××发个通知不仅要打印在纸上贴出去还要充分发挥人际传播的作用，或打电话、或口耳相传，生怕别人不知道，现在有了致远A8，只要发布了新闻或公告就会在界面右下角弹出一个小对话框，想不知道都不行。