在科技与经济都高速发展的社会，信息传递的速度与准确性成了企业决胜的关键。对于外部环境而言，商业信息、政策信息至关重要，哪怕只是一则新闻一条消息对企业的生存和发展都起着极其重要的作用。而对于企业内部而言，信息化的建设同样起着不可替代的作用。一个又一个的信息孤岛造成的信息隔阂，周而复始的IT救火行为，知识断层和流失，信息安全所造成的人力成本和工作效率….都预示着信息化建设迫在眉睫。

l  信息化系统

纸文化无疑是信息时代的公敌。大量的手工作业对业务量与业务类型的扩展带来了很大的局限性。在信息时代，对于数据的依赖和需求是非常巨大的，所以数据的及时与准确的传递成为了企业运作的关键。传统企业架构中，各个部门的信息都处于各自封闭的空间中，部门间的数据传递基本上是通过电话或者访问的形式，不能做到及时的沟通和信息分享，形成一个又一个的信息孤岛。

以ERP为主的信息化系统解决了这样的问题。好的ERP系统一方面从企业的信息流、物流、资金流出发，将企业内部组织架构中的信息进行了实时的分享和传递并进行了严格的权限管控，粉碎了传统企业结构中信息孤岛的格局。另一方面尽可能自动化与电子化数据的录入和处理，减少纸文化带来的数据处理瓶颈，加快了企业的运转效率，也为决策层提供了更加准确的利润、成本、财务以及各部门的经营信息。

除了ERP以外，不同的企业随着规模的不断扩大都会逐渐开发出属于自己的应用系统，比如说处理Forecast、库房出货、对外接单、售后服务、人事管理、资产转移、员工请假、加班、考勤、PDM、事务性采购….这些应用系统则形成了企业AP，ERP也属于AP中的一环，对于信息化比较成熟的企业AP应该有专门的小组进行维护和管理。

l  OA协同办公

OA和ERP一样，其实都是概念而不是产品，只是现在的信息咨询和研发公司将它们产品化了。对于OA而言，应该只有解决方案的概念，而不是产品的概念。一些拥有上千台甚至上万台个人电脑的公司甚至并没有购买任何的OA软件，但是它们都有自己的解决方案。当然现在的OA产品本身就是提供了一连串的办公协同解决方案，好的OA产品可以为企业节省很多的OA研发和维护成本。

对于OA协同办公，实际上比较好的解决方案则是建立标准的内部邮件管理和员工沟通平台方式。对于大型企业来说，人员之间的信息传递和沟通可以分配一下几种情况：

1.       按照人员数量可以分为

一对一沟通、一对多沟通以及多对多沟通

2.       按照信息安全等级分为

一般信息、重要信息、加密信息

采用Outlook类型的内部邮件产品可以很好的完成这样的协同交流与沟通，并且所有文档和邮件都被保存到本地，并且可以移植，为信息的完整和安全性都带来了很大的帮助。

    另外，信息资源共享与发布也是OA协同化的重要组成部分。信息的实时共享与发布能够让企业运作流程中的各个环节的人员掌握最全面和准确的信息。在对各个组织的人员的文件访问和维护权限进行维护，使信息安全又得到了保障。于是，域控制器管理便成为OA体系下至关重要的一环，所有的终端机器的软件、策略都通过服务器进行统一的管理和维护，再配合Outlook等产品进行分组管理，让所有的信息作业都通过层级分组来进行权限管控，做到有条不紊。

l  基础设施运维

    IT基础设施运维在信息化建设之初并没有太大的压力，因为这个时候的网络结构、信息稳定和安全以及各种硬件需求都还比较低。传统的方法是，哪里出了问题就打电话找管理员，然后等管理员来解决。当标准的AP和OA体系都建立以后，企业对IT基础设施的安全和稳定性依赖性就会急剧的增加。因为AP和OA体系带来高效的同时会增加IT基础设施的负担，注意这里的基础设施既包括硬件也包括软件，所以来自服务器、客户机、打印机、电话、传真等问题会层出不穷，这就不是单靠管理员本身技能能够有效解决了。一套标准的IT基础设施架构的管理和运维方法论需要得到实施，通过标准的规划和管理，对事件、问题、变更、IT设施、请求进行规范、预测、诊断、分析、解决以及改善。

 

l  知识管理

当企业走上轨道进入扩张期的时候，人员的流失和知识的缺乏绝对是影响企业发展最关键的因素。很多公司出现局部业务基本上靠一两个人撑住的现象，这些人掌握了大部分的技能，但是这些技能并没有被公司所掌握。这些人一走，带走的不仅仅是人力更是知识，而这些知识却是企业和人才共同创造和积累的。所以我一直很重视过程资产的记录和人员的培训。

对于企业知识管理大概可以做成这样的一个框架。第一，编制规范的过程资产记录方法；第二开发分等级培训课程；第三对员工进行职业规划。这里解释一下什么叫做过程资产，过程资产指的是项目或事物进行过程中的历史记录，包括计划、规范、实施进度、会议记录、SOP、问题、分析、解决方案等。过程资产就好比企业知识库，它随企业的壮大而壮大，为企业发展提供营养。

最后强调一下员工职业规划的部分。人员的流失大部分就两个原因（家庭因素除外），一是利益驱动，一是心理驱动。利益驱动很简单，指薪酬、福利以及薪酬福利同员工产生价值的比例，如果薪酬过低或薪酬与员工产出偏离值太大就会造成员工另谋出路，又或者是其他公司开了更有吸引力的薪水等。心理驱动实际上才是最关键的因素，心理驱动就包括归属感和职业发展前景两个方面。这里需要提一下，知识的管理并不是针对知识本身，还要针对创造知识的人。对于人才来说，尤其是高级人才，不断创造知识财富的同时更多的是想要实现自我价值和贯彻自我的观念，这是需要一个过程来给予支撑的，这就是清晰地职业规划。就好比是个方向，知道了方向，就可以以各种姿态往前走下去，如果没有方向，那应该朝哪里去努力又该做些什么就变成一个很严重的心理问题。

信息时代，只有知识型企业才拥有不断蜕变的能力和可能，也只有这样的企业才能吸引来自五湖四海的人才。

 

l  安全管理

信息给企业发展带来了巨大的变革，但是也同时承担着极大的风险，尤其是在计算机网络成熟的时代。当企业规模还小的时候，信息一般处于游离和高度开放的状态，这个时候对于信息安全并不会有太大的关注，因为业务发展是这个阶段的重点。当企业规模发展到一定程度时，信息规模开始扩大，信息类别开始复杂，信息级别开始出现。企业成长当中所孕育出的企业生存、发展战略、流程、制度、规范等已经成为了企业生存的命脉，这个时候信息安全就必须得到保障。如果还是还早粗放型的信息传递方式，将企业信息处于高度开放的状态，那么也许你的竞争对手明天就会针对你的优势和漏洞采取新一轮的战略部署。

信息安全包括组织和人员的信息权限、网络安全。企业内部不同职能的组织应该拥有专属的信息环境，人员对信息的访问和更改也应该得到管理和限制，作为500强的企业，甚至做到文件内容复制粘贴的权限控管，而文档的开启也需要取得账号电子权限证书，并且还有期限。

对于网络问题其实存在很大的争议，云技术和SAAS(Software as a service)的提出让很多企业对网络服务产生巨大的憧憬。事实上，大部分500强企业对外部网络的处理依然是很谨慎的，尤其是AP系统体系复杂的企业，对员工外部网络权限和外部网络访问进行了非常精细的控制。因为内部资料的泄露或病毒的入侵将对企业造成非常大的伤害。毕竟与手工作业时期不同，只要信息系统一崩溃所有业务都会戛然而止。这些AP的服务器一年宕机时间都不会超过几小时，花期银行对服务器的要求是一年宕机时间不能超过5分钟。

另一个方面则是信息资源本地化的问题，为什么大型企业都不会采取用QQ企业邮箱或是163这样的外部邮件系统，而基本上都采用的是Outlook Exchange Server的方式呢。因为邮件系统蕴含太多的企业内部信息，企业对员工的邮件是需要进行安全性管理的，包括邮件大小、外发权限等。另外太依靠Internet也是没有安全感的一件事情，因为Internet的畅通与否不是企业可以控制和掌握的，而是受ISP服务商的控制。而内部网络Intranet则是企业内部可以控制和管理的，所以对内网的管理才是企业网络管理的关键，毕竟大部分的信息资源传递和AP应用环境都是基于内部网络而运作。这也是为什么大型企业宁愿自己搭建OA平台和OA应用系统的原因。

 

这些只是企业信息化建设中的几个方面，另外企业信息结构可持续发展、企业IT容量管理以及信息管理策略等方面也是至关重要的专题，希望踏上信息化建设浪潮的企业能够谨慎而清晰地对待，根据自己企业的情况制定和规划出适合自己的信息化建设方案。

 

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