第一章 总则
为了正确、规范的使用视频会议系统，提高会议举办的质量和效率，保证视频会议能够长期有效的实行，特制定本制度。

第二章 设备管理*
一、视频会议系统主要由摄像头、ME40设备、音响、话筒、耳颈等设备构成。
二、视频会议设备是会议专用设备，除开展视频会议意外，严禁私自挪作他用。
三、视频会议设备的各项参数已经经过调试设置好的，与会人员不得随意更改。
四、视频会议系统设备由公司信息技术部进行保管和维护，负责定期进行视频会议系统与设备的检查，如发现软件、设备、线路等故障应及时进行设备维修、软件调试及故障处理。

第三章 会议管理
一、视频会议的召开是本着节约经费、提高会议效率的原则进行，凡是适合以视频会议方式召开的会议、培训等，应通过视频会议实施。
二、公司各部门如要使用视频会议，需要在钉钉会议室预定里预约，根据会议紧急情况合理安排预约时间，避免会议室使用冲突。预约好时间后提交审批，等待审批通知。
三、会议室预定好后，主办部门要通过钉钉及时通知参会人员会议的时间和主题。
四、视频会议应在会议室召开，如遇特殊情况，应保证开会办公室环境良好、无噪音。
五、与会人员要在会议开始前半小时提前到会议室，打开设备调试，随时与参会人员进行视频与音频的效果调试，确保视频会议的正常使用，如发现问题，应及时向信息技术部反映，排除故障。调试完毕的单位，必须将麦克风调至关闭的状态，以免分会场声音传至主会场，影响整个会议效果。
六、所有参会人员必须提前五分钟到达会场，保持会议的严肃性，严禁迟到、早退现象。
七、视频会议进行中，各参会单位应保持会场安静，会议中如有单位需要发言时，方可打开麦克进行讲话，除发言单位外，所有分场均关闭话筒。

第四章 其他
一、视频会议设备放置环境要做到干燥、防尘、防水并保持温度不要过高。
二、会议结束后要及时将各项电源关闭，若由于不当操作损坏设备的，按照维修价格进行赔偿。
三、遗失或因工作不慎导致设备损坏的按照设备的残值进行赔偿。