门禁系统的总成本，可分为采购成本与维运成本。采购成本为一次性费用，是企业采购门禁系统的实际价格，此成本明确。而维运成本则为长期性不间断的费 用，也就是企业为了门禁系统持续运作所投入的人力与物力，这对于长期使用门禁的企业而言，经累月维运成本的累积，会是最大的负担。
　　一般门禁管理系统的维运成本十分昂贵space.bilibili.com/27934101需要花费很多人力且数据错误百出，门禁安全性极低，产出效果十分有限。
　　因此，门禁管理系统若能与HR系统、签核系统、勤系统、企业入口网站等连结(如图一)，方可发挥门禁管理系统的最大效益，降低维运成本。
　　而系统之间的链接，又以「自动化」为唯一的选择。系统自动化可降低人为操作，一来减少人员操作成本，二来降低人员操作的错误。以下将分述降低维运成本最重要的方法。
　　与HR系统的自动化链接
　 　当企业有新进人员到职时，人事管理员会将新进员工的人事数据，如：工号、姓名、卡号、部门、职称、性别等，输入HR系统。此时，门禁系统应依照新进员工 的部门、职称、性别等数据，自动且实时于到职日，依权限规则开通，让该员可依权限进出自己的部门及公共区域，也可持卡做勤刷卡及用餐刷卡。反之，当人事 管理员在HR系统中标注此人员离职时，门禁系统应该自动于离职日关闭该离职员工的所有门禁、勤及用餐权限。
　　与签核系统的自动化链接
　　当人员因为工作需要额外开通某些出入口权限时www.tianya.cn/111167382会使用企业的门禁申请签核流程，该流程可能是电子签核流程。当门禁权限被核可后，门禁系统应该自动且实时开通该员申请的出入口权限。
　　与勤系统的自动化链接
　　刷卡除了作为门禁管制外，一般也作为勤上下班的打卡依据。传统上是利用文本文件将勤刷卡数据以批次方式汇入勤系统。但此种方法，无法让管理人员实时握员工的出缺勤状态，无法做到实时管理的效率要求。门禁管理系统应该将勤刷卡数据实时写入勤系统中。
　　与企业入口网站的自动化连结
　　企业内部入口(Por tal)网站，是整合企业内常用的网络资源。入口网站可以显示员工最近勤及用餐刷卡记录，因为实时搜寻卡资料，员工便可以在第一时间做自我勤管理或反应勤异常，完全无需人事管理者手动通知。
　　而在高安全区域出入口，员工个人进出密码可透过企业入口网站，让员工设定自己的门禁密码，进而启用刷卡+密码的双重验证功能。以上与各系统的自动化链接，皆是做到既可精准管制人员门禁权限，又能降低管理成本的有效方法。
刷卡数据二阶段提交的接收机制
    学会建立稳定的系统
　　再者，拥有一套稳定的系统，较不容易发生异常，异常处理成本也会较低。因此，系统必须具有哪些
　　功能，才可以提供稳定的系统呢？以下提供可评估的方法。
　　系统自我健康管理
　 　门禁系统是由门禁控制器、线路及管理系统组合的7 × 24系统。门禁管理系统应随时监视门禁控制器及线路的健康情形，当门禁控制器断线、故障或是刷卡数据异常时，管理系统应该自动实时的通知管理人员处理，并 留下事件记录。同时，对于门禁系统的错误，应提供事件记录，以利维护人员做诊断异常。
　　线路质量的容错设计
　　线材、干扰、布线均影响着门禁管理系统与门禁控制器之间的通讯。当线路质量十分恶劣时，管理系统与控制器之间的通讯中断，自然由人员维修线路。但当线路品质不良，线路断断续续时，管理系统还能正常运作，就验着门禁系统线路品质的容错能力。
　 　线路质量不良，导致人员权限数据下载到控制器失败，管理系统应有自动重新下载机制，以保持门禁控制器中的人员权限正确。管理系统应随时侦测门禁控制器联 机状态，当门禁控制器联机恢复时，自动接续收集刷卡资料，无需人为介入操作。同时，管理系统不应因控制器断线产生效率不彰的情形。
　　刷卡数据二阶段提交的接收机制
　　刷卡数据从刷卡到管理系统经历过感应读头、门禁控制器、线路、最后才到管理系统，任何一个环节闪失都会造成刷卡数据的遗失。门禁系统与控制器之间的刷卡数据接收，应该当管理系统确实将刷卡资料储存到数据库后，再下指令将刷卡数据从门禁控制器中移除。
　 　另外，可能因门禁控制器的问题，在控制器内存中有些刷卡资料已经毁损，此时，管理系统收到这些毁损的刷卡数据，应将此类刷卡记录另外存盘，而非丢弃忽 略。丢弃忽略毁损的刷卡数据，也有可能造成刷卡数据丢包的问题。有权却无法进出的自动修复机制当门禁持卡人发生刷卡无法进出的异常，接着就是找总务人员处 理及发牢骚的时间。稳定的系统应可自行排除此问题，以减轻总务人员的负担，降低维运成本。
   　最后，随着企业规模不断扩大，门禁管理系统规模也会不断成长。而系统越复杂，越不容易稳定。门禁管理系统对维运成本的影响，也会随着系统复杂度提高而成倍数成长。
　　企业在选择门禁管理系统时，应至少虑未来5企业成长的需求，选择高容量的系统home.cnblogs.com/u/936337/以下提出3点建议：
　　评估系统的效率好坏
　　门禁管理系统的程序架构及设计，影响着门禁效能。虽然我们无法看到程序代码，但藉由CPU使用率、硬盘使用率、数据库使用率的高低，还是可以评估出门禁系统的效率好坏。
　　同一功能，同样门数、持卡人数、管理者数，系统使用的CPU及硬碟使用率，大致反映出系统效率。低效率管理系统，需要较高的硬体规格方可达到相同执行速度。同时，低效率管理系统会让硬件保持高使用率，容易让硬设备毁损，尤其是硬盘的伤害。
　　支持原生64位系统
　　64位操作系统搭配原生支持64位的门禁管理系统，可以使用超过4G的内存，管理系统可支持的门禁控制器数量将大为提升。同时，64位的数据库系统效能也远高于32位数据库系统。
　　系统的使用实绩
　　门禁管理系统的容量限制，很难从规格或操作接口上得知。若想知道数据是在多少门或是多少台门禁控制器下，该管理系统依然可以稳定的运作，可能要从管理系统的实际使用案例中，去推估其容量限制。若虑容量因素时，系统实际使用案例的参就十分重要。