商业银行业务档案管理规范

1  范围

本文件规定了商业银行的业务档案工作总则、管理体制、管理模式、管理岗位职责等管理要求，及商业银行业务文件的收集、分类、整理、归档，商业银行业务档案的保管、利用、鉴定与处置的要求与方法。

本文件适用于商业银行业务档案的管理与利用，政策性银行、城市信用合作社、农村信用合作社等可参照本标准执行。

2  规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T 11821  照片档案管理规范

GB/T 11822  科学技术档案案卷构成的一般要求

GB/T 18894-2016  电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T 13  档号编制规则

DA/T 24  无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板

DA/T 31  纸质档案数字化规范

DA/T 46-2009  文书类电子文件元数据方案

DA/T 50  数码照片归档与管理规范

DA/T 60  纸质档案真空充氮密封包装技术要求

DA/T 68  档案服务外包工作规范

DA/T 69  纸质归档文件装订规范

DA/T 78  录音录像档案管理规范

JGJ 25    档案馆建筑设计规范

3  术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。

3.1  商业银行  commercial bank

本文件所称商业银行，是指依照《中华人民共和国商业银行法》和《中华人民共和国公司法》设立的吸收公众存款、发放贷款、办理结算等业务的企业法人。

3.2  商业银行业务文件  commercial bank business document

商业银行在开展对公信贷、个人信贷、金融市场等各项业务办理及服务活动中直接形成的各种形式和载体的记录。

3.3  商业银行业务档案  commercial bank business archive

商业银行办理完毕且具有保存价值并归档保存的业务文件(3.2)。其包括但不限于对公信贷、个人信贷、金融市场、信用卡、国际结算、资产管理、资产托管、投资银行、同业业务、养老金、业务会计等业务档案。

3.4  商业银行业务电子文件  electronic business document of commercial bank

商业银行在开展对公信贷、个人信贷、金融市场等各项业务办理及服务活动中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

3.5  商业银行业务电子档案  electronic business record of commercial bank

商业银行办理完毕且具有保存价值并归档保存的业务电子文件(3.4)。

4  总则

4.1  商业银行业务档案工作是商业银行档案工作的组成部分。商业银行应贯彻执行党和国家有关业务档案工作的方针、政策和法律、法规，建立健全统一的业务文件和档案全流程管理制度；将业务档案工作列入业务机构职责范围和人员岗位责任制，列入业务工作流程和业务工作计划，列入银行考核体系和奖惩制度。

4.2  商业银行应建立健全业务文件归档和业务档案管理规章制度，并采取相应措施确保商业银行业务档案的完整、准确、系统和安全。

4.3  商业银行对业务档案中记载的客户信息负有保密职责，属于保密范围的业务档案，其管理应按国家保密有关规定执行。 

4.4  商业银行业务电子文件归档和电子档案管理应纳入本单位信息化建设规划，实施全生命周期管理和前端控制，确保商业银行业务电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

4.5  商业银行档案人员应熟悉银行业务，具备档案专业知识和技能，并定期接受业务培训。发生岗位变动时，应办理好档案工作交接手续。

4.6  采取外包方式对商业银行业务档案进行管理，应按照国家保密有关规定，参照DA/T 68的相关规定要求执行。

4.7  商业银行业务档案工作所需的基础设施设备、日常管理、信息化建设等相关经费，应列入本单位年度财务预算。

5  管理岗位职责

5.1  商业银行档案部门职责

5.1.1  负责对本单位业务档案工作进行统筹规划。

5.1.2  负责制定符合本单位实际的商业银行业务档案管理规章制度。

5.1.3  负责监督、指导业务部门做好业务文件的收集、整理和归档工作，监督、指导所属单位开展业务档案管理工作。

5.1.4  负责本单位业务档案的接收、保管、利用、鉴定和处置等工作。

5.1.5  参与本单位业务信息系统的规划、设计、开发、实施等工作，提出业务电子文件归档和电子档案管理要求；负责电子档案管理系统建设，推进业务电子文件归档工作，指导业务部门及时归档业务电子文件，确保归档电子文件符合电子档案管理要求。

5.2  商业银行业务部门职责

负责业务文件的收集、整理、归档和归档前文件保管工作，并对归档文件的完整、准确、形成质量和整理质量负责。

5.3  商业银行信息技术部门职责

5.3.1  负责在业务信息系统规划、设计、开发、实施、运维等过程中落实业务电子文件归档功能要求，依据标准制度建设业务信息系统电子文件归档功能。

5.3.2  参与电子档案管理系统建设，负责档案系统的研究开发、运行维护、备份管理和数据安全管理等工作，为业务电子文件归档和电子档案管理提供信息化支持。

6  业务文件的形成

6.1  商业银行的业务文件制成材料应有利于归档后长期保存，业务档案应确保内容完整、准确、可靠，签章手续完备。

6.2  商业银行纸质业务文件所使用的书写材料、纸张、装订材料、密封包装技术等应符合DA/T 24、DA/T 60等文件规定的档案保管保护要求。

7  业务文件的收集 

7.1  商业银行在对公信贷、个人信贷、金融市场、信用卡、国际结算、资产管理、资产托管、投资银行、同业业务、养老金、业务会计等各项业务办理及服务活动中形成的具有保存价值的业务文件均应纳入归档范围。各商业银行可参考但不限于附录A，按业务归口管理职能划分并确定本单位业务文件归档范围。

7.2  商业银行业务文件归档时应划分保管期限。商业银行业务档案的保管期限分为永久和定期，定期包括30年、15年、10年、5年等，各类业务档案保管期限具体见附录A。附录A中规定的保管期限为最低期限，各单位在具体划分时应不低于本规范的期限。国家法律法规或监管机构有明确的更高要求的，以其规定为准。

7.3  因业务发生变动等原因需变更归档范围、保管期限等事宜，应由相关业务部门提出变更申请，档案部门配合，及时进行重检修订。

7.4  商业银行信贷业务档案保管期限从贷款结清或业务执行完毕的次年1月1日开始计算；其他业务档案保管期限从业务执行完毕的次年1月1日或会计年度终了后的第一天开始计算。

7.5  业务部门业务人员应在业务办结后，及时将需归档的业务文件移交本部门专（兼）职档案人员管理。

7.6  归入商业银行业务档案的各类文件原则上应是原件。如文件同属管理类档案和业务档案归档范围，一般管理类档案存原件，业务档案存复制件；如文件同属会计档案和业务档案归档范围，一般会计档案存原件，业务档案存复制件。

7.7  商业银行含有客户签章或具有法律凭证作用的、涉及本单位债权债务关系的业务档案原则上必须保存原件。如因特殊情况无法取得原件的，可以保存复印件，由业务部门业务经办岗或风险管理岗对复印件与原件的一致性负责。

8  业务文件的整理与归档

8.1  整理原则

8.1.1  商业银行业务文件收集完成后应及时整理，整理时应保持业务文件之间的有机联系，并区分不同价值，便于保管和利用。

8.1.2  归档的业务文件同时存在纸质和电子两种形式时，在内容、相关说明及描述上应保持一致。

8.1.3  商业银行业务文件中的银盐感光材料照片、模拟信号录音录像等传统载体文件的整理应符合GB/T 11821、DA/T 78等文件的规定；数码照片、录音录像电子文件等电子业务文件的整理应符合DA/T 50、DA/T 78、GB/T 18894等文件的规定；纸质档案数字化应符合DA/T 31等文件的规定。

8.2  分类

8.2.1  商业银行业务档案（按业务职能分）包括但不限于对公信贷、个人信贷、金融市场、信用卡、国际结算、资产管理、资产托管、投资银行、同业业务、养老金、业务会计等。各单位业务档案的具体名称如有与附录A所列档案名称不相符的，应当比照类似档案管理。

8.2.2  商业银行业务文件一般将两种或两种以上的分类方法结合使用，采用复式分类法进行分类。商业银行可根据本单位实际情况，结合业务文件形成特点，制定各类业务分类方案。各类业务分类方案一经确定，应保持稳定。

    8.2.3  商业银行归档业务文件分类方法

其主要有：

——对公信贷业务归档文件一般采用“业务类型-年度-保管期限”、“年度-保管期限-机构/部门-客户-业务类型”、“年度-机构/部门-业务类型”等复式分类方法。

——个人信贷业务归档文件一般采用“业务类型-年度-保管期限”、“机构/部门-年度-业务类型”等复式分类方法。

——金融市场业务归档文件一般采用“年度-业务类型”等复式分类方法。

——信用卡业务归档文件一般采用“年度-机构/部门-业务类型-保管期限”、“业务类型-年度”等复式分类方法。

——国际结算业务归档文件一般采用“年度-产品/业务品种-保管期限”等复式分类方法。

——资产管理业务归档文件一般采用“年度-业务类型”等复式分类方法。

——资产托管业务归档文件一般采用“年度-业务类型”、“业务类型-年度-保管期限”等复式分类方法。

——投资银行业务归档文件一般采用“机构/部门-保管期限-年度”、“机构/部门-保管期限-产品/业务品种-年度”等复式分类方法。

——同业业务归档文件一般采用“产品-年度”等复式分类方法。

——养老金业务归档文件一般采用“年度-产品/业务品种-保管期限”、“年度-机构/部门-保管期限”等复式分类方法。

——业务会计归档文件一般采用“机构/部门-业务类型-年度-保管期限”、“业务类型-年度-机构/部门-保管期限”等复式分类方法。

其中，

a)按年度分类

将案卷文件按其形成年度或归档年度分类。

b)按保管期限分类

将案卷文件按划定的保管期限分类。商业银行业务档案保管期限分为永久、30年、15年、10年、5年等。

c)按业务类型分类

将案卷文件确定好的业务类型分类。示例：对公信贷业务文件按业务类型可分为借款人和担保人基本资料、授信审批类、要件类、贷后管理类、保全类等。

d)按机构或部门分类

将案卷文件按其业务形成机构、形成或归口管理部门分类。

e)按客户分类

将案卷文件按客户分类。

f)按产品/业务品种分类

将案卷文件按产品/业务品种分类。

8.3  组件

归档商业银行业务文件一般应在归档范围和保管期限表内“归档范围”一栏中最低一级类目内，以其所描述的业务文件类型为一件，如一份贷款合同为一件，一份证明材料为一件等，并按时间结合事由排列。

8.4  组卷  

8.4.1  对公信贷文件中，借款人、担保人基本资料类一般以“每个借款人或担保人，即客户”为单位进行组卷；授信审批类一般以“单笔业务”为单位进行组卷；要件类以“额度启用业务”或“单笔业务”为单位进行组卷；贷后管理类一般以“项目”、“单笔业务”或“借款人”为单位进行组卷；保全类一般以“借款人-处置方式”为单位进行组卷。 

8.4.2  个人信贷文件中，合作机构及项目类一般以“企业”或“项目”为单位组卷；经营类档案一般以“笔”为单位组卷。

8.4.3  金融市场业务文件中，管理类一般以“合同”或“业务系统”或“年度”为单位进行组卷，即每份合同协议及其附件资料根据内容多少组成一卷或多卷；每个业务系统每年进行参数维护形成的申请表根据数量多少可组成一卷或多卷；每个年度形成授权书及转授权书根据数量多少可组成一卷或多卷。经营类项下文件一般以“单笔业务”为单位进行组卷。

8.4.4  信用卡业务文件中，客户资料类一般以“单笔开卡申请”为单位进行组卷，合作商户资料类一般以“单个合作项目”为单位进行组卷，呆账核销类一般以“核销项目”为单位进行组卷，资产转让类一般以“转让项目”为单位进行组卷，其他类文件一般以“业务类型”为单位进行组卷。

8.4.5  国际结算业务文件一般以“单笔业务”为单位组卷。

8.4.6  资产管理业务文件一般以“日期”或“项目”为单位进行组卷，即同一日期的档案依照数量多少组成一卷或多卷；同一项目形成的档案依照数量多少组成一卷或多卷。

8.4.7  资产托管业务文件一般以“产品/业务品种”或“年度”为单位进行组卷，或按“年度-产品”组卷，即每一年度下每一个“产品”形成的文件组成一卷或多卷。

8.4.8  投资银行业务文件一般以“单笔业务”为单位进行组卷。

8.4.9  同业业务文件一般以“单笔业务”为单位进行组卷。

8.4.10  养老金业务文件一般以“单笔业务”为单位进行组卷。

8.4.11  业务会计档案中，会计凭证一般按“机构-日期”为单位进行组卷，同一机构同一日期的业务会计档案按业务形成时间组成一卷或多卷。会计账簿、会计报告、其他会计档案一般根据文件数量，选择以“年/季/月”为单位进行组卷。

8.5  排列

8.5.1  卷内文件排序宜按业务文件形成的时间顺序或按照归档范围和保管期限表内文件的排列顺序等方式排列。

8.5.2  成册、成套性的业务文件宜保持其原有形态，可集中排列。

8.6  编号

8.6.1  归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

8.6.2  档号的结构宜为：“全宗号-档案门类号-目录号（分类号）-案卷号-卷内序号（件号）”。其中，全宗号为立档机构代号，由档案馆（室）给定每个全宗的代码或各单位自行定义本机构及所辖机构全宗号；档案门类代码，为商业银行业务档案类别代码，由各单位自行定义；目录号，即分类号，其结构应根据本单位相应业务门类档案分类方案确定；案卷号为从1开始的流水顺序号；卷内序号，即件号，其为从1开始的流水顺序号。档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“-”（短横）连接，同一级代码之间用间隔符“·”隔开。不产生误解时，可省略间隔符“·”。

示例：个人信贷业务档案档号编制规则。个人信贷业务文件按照“全宗号-档案门类代码-业务类型·年度·保管期限-案卷号-件号”规则编制档号。

——全宗号：各单位自行定义本机构及所辖机构全宗号码，此处设为“01”。

——档案门类号：归档文件档案门类号由“个贷”汉语拼音首字母“GD”表示。

——业务类型：个人信贷业务文件按业务类型分类要求，分为合作机构及项目类，用A表示；经营类，用B表示。

——年度：表示贷款本息结清或个贷业务执行完毕年度，即档案形成年度，用四位阿拉伯数字表示。

——保管期限：保管期限分为永久、30年、15年、10年、5年，分别以代码“Y”、“D30”、“D15”、“D10”、“D5”标识。

——档号：01-GD-B·2011·D5-001-125，其档号表示某商业银行总部2011年形成的、保管期限为5年的，第1卷第125件经营类个人信贷业务档案。

8.6.3  纸质案卷应在首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容，或可以由电子档案管理系统生成归档章样式或以条形码等形式在归档案卷上进行标识。归档章应将档号的组成部分：全宗号、档案门类号、目录号（分类号）、案卷号作为必备项，卷内序号（件号）及其他作为选择项，详见附录B。

8.7  编目

商业银行业务归档文件应依据档号顺序编制归档案卷目录（见附录C）和归档卷内文件目录（见附录D）。编目应准确、详细，便于检索。

8.8  修整

纸质文件载体已破损的，应予以修裱；字迹模糊或易退变的，应予以复制。同时，应按照保管期限要求，去除易锈蚀、易氧化的金属装订用品。对于幅面过大的业务文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

8.9  装订

8.9.1  商业银行纸质业务归档文件的装订应符合DA/T 69相关规定要求。

8.9.2  如一卷商业银行业务档案内的文件较多，可以分成多册装订，多册文件为同一卷。

8.9.3  纸质案卷应编制卷内文件目录和卷内备考表，案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。卷内备考表式样及要求参见附录E。

8.10  装盒

将归档案卷按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊等项目。其卷盒具体式样及要求参见附录F。

8.11  归档

8.11.1  部门档案人员应定期将办理完毕的业务文件，经系统化整理，履行审查手续后，在贷款结清或业务执行完毕的次年向本单位档案部门归档。办理周期长的项目或业务，可分阶段归档。

8.11.2  业务部门移交的业务文件经档案部门检查合格后，由业务部门填写档案交接登记表，双方按相关档案管理制度规定办理交接手续。档案交接登记表和案卷目录应一式两份，交接双方各留存一份。任何单位及个人不得拒绝归档，或将业务文件据为己有。

9  业务档案的保管

9.1  商业银行应依据本单位业务档案的载体选择合适的档案存放设备，并设置与本单位档案工作发展相适应的档案库房。档案库房防护功能及温、湿度应符合JGJ 25和GB/T 18894对各类档案载体的保管规定。

9.2  商业银行应统筹制定电子档案备份方案和策略，对业务电子档案、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等进行备份管理。

9.3  商业银行应定期实施对业务电子档案的可读性检测，及时形成检测报告。如出现不可读取风险，应及时进行迁移与转换。

9.4  设备环境更新时，业务电子档案形成部门（业务部门）应及时通知档案部门，确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，形成部门（业务部门）或信息技术部门应将其及时迁移、转换，并将迁移、转换后的电子档案向档案部门移交。

9.5  业务档案出入库应事先做好清点、复核、封装等工作，并办理相关手续，严格遵守登记和审批制度。出入库登记簿应归档保管备查。

10  业务档案的利用 

10.1  利用业务档案应按照本单位相关档案管理办法办理借阅手续，严格遵守登记和审批制度。

10.2  已经采取电子档案管理方式的，查阅档案时，应优先查阅电子档案；在业务档案查阅使用过程中，如发现电子档案存在无法读取、影像不清晰或者不完整等问题，应及时与档案部门联系，档案部门负责查明原因、备案登记，并联系信息技术部门进行相应处理，档案部门应调取备份或相应的纸质档案提供利用。

10.3  对具有保密要求的业务档案，查阅使用时应严格执行有关保密规定。

11  业务档案的鉴定与处置

11.1  商业银行应当由档案部门牵头，组织成立由本单位分管领导、业务部门、档案部门组成的档案鉴定小组，定期对本单位已到期业务档案进行鉴定，并出具鉴定报告，提出鉴定意见。

11.2  对保管到期，确无保存价值的业务档案，要登记造册，经本单位档案工作领导小组或分管行领导审查批准后予以销毁。

11.3  对虽已到期、但未结清债权债务或有其他未了事项的业务档案不得销毁。对国家和社会具有重要保存价值的业务档案应当延长保管期限。

11.4  经核准销毁的纸质业务档案应送本行政区域保密部门指定的保密材料销毁机构进行销毁。

11.5  经核准销毁的业务电子档案应从在线存储设备、异地容灾系统中彻底删除，其元数据应移入销毁数据库，并在电子档案管理系统的管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动。

11.6  应对经核对销毁的业务电子档案的离线存储介质实施破坏性销毁。实施销毁前，应对备份中的其他电子档案进行离线存储介质的转换。

11.7  销毁档案时，应有双人监销，销毁人员及监销人员应在销毁清单上签字，严格防止业务档案遗失和泄密。销毁清册和鉴定报告应归档并永久保存备查。

11.8  对已到期，经鉴定，需要继续保存的业务档案应当重新划定保管期限，经本单位档案工作领导小组或分管行领导审查批准后续存。

11.9  发生资产与产权变动的商业银行，要明确分管领导，将业务档案处置工作纳入资产与产权变动工作业务流程，做到与资产和产权变动工作同步推进，业务档案处置工作未完成，资产与产权变动工作不得结束，资产与产权变动协调机构不得解散；应指定专人，按照《国有企业资产与产权变动档案处置办法》确定的归档范围，收集、整理资产与产权变动过程中形成的文件，并在有关工作结束后1个月内向资产与产权变动企业或原企业控股方档案部门完成归档移交。

12  业务电子文件归档与电子档案管理

12.1  商业银行应对业务电子文件和电子档案实施全程管理，确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规；应对电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

12.2  业务系统应具备电子文件归档功能，包括但不限于：内置相应业务电子文件分类方案、归档范围与保管期限表等工具；支持电子文件形成或办理部门完整收集、整理应归档电子文件及其元数据；能按内置规则自动命名、存储业务电子文件及其组件，保持业务电子文件内在的有机联系，建立业务电子文件与业务元数据之间的关联关系；能按标准生成业务电子文件及其元数据归档数据包，或向归档接口推送业务电子文件及其元数据；能对已收集、积累的业务电子文件的所有操作进行跟踪、审计，其具体要求参照GB/T 18894-2016等相关规定执行。

12.3  业务电子档案管理系统基本功能，包括但不限于：业务电子档案管理配置功能（包括业务档案分类方案管理、档号规则管理、保管期限表管理、元数据方案管理、门类定义等功能）；电子档案管理功能；安全管理功能；系统管理功能；纸质业务档案管理功能（包括对电子档案和纸质档案的同步编目、排序、编制档号等功能）；纸质档案数字化以及纸质档案数字副本管理功能、系统管理功能等，其具体要求参照GB/T 18894-2016等相关规定执行。

12.4  需通过业务系统开展电子档案管理活动时，业务系统应同时具备电子文件归档和电子档案管理功能。

12.5  各门类业务电子文件元数据方案，应从概念层次上区分为文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据等元数据实体，并根据各类业务实际，描述其元数据元素及其结构，其具体要求参照DA/T 46-2009等相关规定执行。