汽车及零配件企业海量文件数据如何管

汽车行业特点

汽车行业是工业企业皇冠上的一颗明珠，在国民经济中占据着举足轻重的地位。汽车行业具备技术密集、创新速度快、供应链复杂等特点，具体体现为：

技术密集：汽车行业是技术密集型行业，覆盖机械、电子、软件、材料等多领域技术知识，每辆汽车都是现代高科技的结晶；
供应链复杂：汽车覆盖从原材料供应、零部件制造、整车组装到销售、售后服务等多个环节，形成了一个庞大的产业链，需要复杂的供应链网络支持；
创新速度快：随着科技的发展，汽车行业不断引入新技术、新工艺和新材料；以及随着我国新能源车企及造车新势力的蓬勃发展，电池、电驱、电机、充电基础设施的研发及生产也愈发重要；
法规及标准要求高：汽车是涉及人身安全的耐用消费品，受到严格的法规和安全标准的约束，且这些法规和标准在不同国家和地区有所不同；
全球化及出海：汽车行业全球化趋势日益明显，各国汽车企业纷纷在全球范围内进行资源整合和市场布局，汽车企业需要全球范围内的生产基地及销售网络。

基于汽车行业的上述特点，各汽车企业在研发和汽车制造环节会产生技术文件、工艺文件、管理文件、企业标准、技术专利等海量受控文件，各文件分类下面又包含：项目立项书、车型配置表、冲压工艺、车身工艺、造型效果、3D数模、2D图纸、PPAP、OTS、DCN、整车品质等诸多受控文件子类，且大部分是非结构化和半结构化数据。

结构化数据指以固定格式或模式存储的信息，通常可以被快速检索和处理。这类数据最典型的例子就是数据库表格中的信息，例如：客户名单、销售记录等。

与结构化数据相对的是非结构化数据，这类数据没有预定义的模式或结构，形式多样且难以直接处理。常见的非结构化数据包括：word文件、pdf文件、电子邮件、图像、音频文件等。

受控文件指按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件。

这些大量由非结构化数据、半结构化数据组成的文件、图片、音视频、3D数模文件、2D图纸文件等，由于未能有效电子化、档案化、及占用空间大、不易检索、权限管控严格等特点，一直是汽车企业数字化的薄弱环节。

汽车企业文件管理痛点

01保存方式缺陷，使用效率低

线下纸质文件进行存储，传递、沟通时浪费大量时间，升版换版时容易出错且无实际的权限管控；或存储到网盘、NAS服务器等电子介质中，仅仅起到存储的作用，且缺乏复杂的编辑、预览、分发、检索、对外传输、跨事业部分享等功能。

02缺少规则标准和关联管理

受控文件的分类标准、命名标准、元数据标准、文件编码标准、文件版本号等规则未制定，无有效初版、换版、废止流程或流程不健全，也没有专职的文件管理部门进行统筹管理。同时缺乏文件关联关系（参考、引用、上游、下游等）管理，当某个被引用文件发生版本变更时，引用文件无法及时变更及调整。

03文件数据未统一管理

受控文件产生的源头多，散落在个人电脑、PLM系统、PMS系统、QMS系统等地，系统没有打通，造成数据割裂。汽车企业需要统一受控文件流，覆盖产生、存储、分发、分享及传输过程。

04文件数据缺少检索功能

受控文件存储后，需要快速、精确检索到自己权限范围的受控文件。进一步来说，需要通过AI智能问答快速检索到所需文件及编制初版受控文件，引入全文检索、元数据检索、自定义高级检索等能力，探索结合AI探索权限范围内的文件归纳和分析。

05文件数据缺少权限管理

需要按照文件分类、文件类型、文件元数据等维度进行权限划分，同时结合数字认证、数据防泄漏技术确保受控文件的安全访问、分发及分享。常见措施如引入数字认证平台，在文件结案、分享、传输场景中，进行相关安全认证。

06缺少文件数据全流程管理

需要基于受控文件模板创建受控文件、在线编辑及评审、在线文件发版、换版的全流程管理，如引入在线编辑平台，将文件的创建、编辑、评审、发布、受控、结案、换版、废止等场景进行串联，实现文件不落地的全流程打通。

07无法深度使用文件数据

缺乏描述文件的管理元数据、业务元数据、技术元数据、操作元数据的管理，无法对文件进行很好的知识利用和分析。需要基于受控文件进行统计分析及应用场景展现，包括项目文件聚合、同类型文件聚合、文件推荐等多场景应用分析、进而实现知识的重复利用，如引入车型车系库、技术成果库、推荐文件、热门文件等主题，进行文件的场景聚合。

得帆汽车行业文件管理解决方案

基于汽车行业文件管理现状及业务管理诉求，得帆信息经过数年文件管理领域的实践，总结出汽车行业文件管理平台的实现路径及总体方案，助力汽车行业文件管理的电子化、数字化、智能化，赋能汽车行业规避风险，提升研发效率。

01实施路径

汽车行业文件管理系统的实现路径通常分为以下4个阶段，得帆信息通过构建文件管理系统平台，帮助汽车企业逐步实现文件数据线上化、信息化、数字化、智能化管理。

阶段I：原始阶段

人工或各系统独立存储文件，查阅困难，可复用性差，无强权限管控，易造成信息泄露。

阶段II：电子化阶段

基于业务构建文件分类、文件组织、文件流转等体系制度，实现文件在线预览、在线编辑，并陆续开展全面的文件生命周期管理。

如文件命名标准可参考以下要素：

分类标准：管理文件、技术文件、法规/标准等；
命名标准：命名长度、特殊字符、版本后缀等；
元数据标准：通用元数据、各租户元数据、分类元数据、特殊元数据等
文件版本号：V1.0～V9.0，A/0～A/9等

阶段III：文件赋能阶段

将文件通过业务集成、流程集成、内容应用、流程自动化等方式融入业务场景中，端到端打通，赋能业务。

阶段IV：知识利用及创新阶段

基于文件结构化、AI智能知识运营方案实现知识图谱、数据地图等知识创新体系建设，实现知识赋能，构建数据驱动型组织。

02方案特色

根据汽车行业文件管理系统的不同阶段，得帆信息提供全新文件管理系统平台，满足汽车行业文件管理系统不同阶段的管理诉求及业务需求。方案包括：

强大的技术底座能力：

支持海量存储，高并发、高性能、多语言、国际化，多租户，同时拥有完善的日志、审计、消息提醒、复杂的基于单个文件级别的权限管理、并提供对外的API原子服务。

统一文件归集及存储中心：

采用对象存储、图数据库、关系型数据库等先进技术，收集并存储各类海量受控文件，并基于业务场景进行文件聚合及展示，如：企业标准库、案例库、车型车系项目库等。

统一文件加工中心：

统一管理文件分级分类、文件关联关系、文件元数据、文件结构化，基于文件模板创建受控文件、在线编辑、在线评审、在线受控初版发布，在线受控升版、换版发布。

统一文件分析中心：

基于文件进行文件知识图谱、文件地图、文件热力图、管理者驾驶舱等文件的多维度、全方位展现。

统一文件赋能中心：

采用高级检索、精确检索、AI智能问答等多种方式快速定位到受控文件；提供原子API服务能力，与PLM、PMS、QMS、MES等第三方业务系统紧密集成，基于文件选择器及权限供第三方业务系统调用及关联，原始文件全部存贮在文件管理系统中；与外部供应商紧密协同及外派工程师紧密协同，基于安全的前提下，快速大文件传输，并提供完整的日志及监控能力。

统一文件集成中心：

避免内外部集成对文件管理平台的影响，集中管理及监控汽车行业内部各系统、汽车行业配套企业的业务系统、第三方能力插件（数据防泄漏DLP、数字安全认证、AI智能体等）的集成情况。

使用得帆文件管理系统平台后，原先存储在不同的应用系统中项目文件，可根据统一管理规范，包括文件的分类、元数据、文件编号、版本号、权限体系、实体文件等，在文件管理平台中进行管理，同时结合数据模型、用户组、用户组角色集成第三方权限，可将应用系统作为下游应用，进行文件在线分享和传输。文件数据的利用率、安全性得以大幅度提升。